Styrelsemöte SeniorNet Sweden 2016-03-17

Styrelsemöte SeniorNet Sweden 2016-03-17 kl 10:00 16:00

Lokal: Kansliet, Byängsgränd 14, Årsta park [http://bit.ly/21afdeG]

Deltagare: Solvig Grönstedt, Lars Lindstammer, Even Mathisen, Eva-Britt Olsson, Anita Rissler, Olov Östberg, Björn Österlind och Rita Dubbelman (kansliet)

Anmält förhinder:  Thomas Thörn, Erik Frostegren

§1 Mötet öppnades av Olov

§2 Till  protokollsförare valdes Björn

§3  Till protokollsjusterare valdes Olov och Even

§4  Dagordningen fastställandes (med  marginella tillägg till befintliga punkter)

§5  Protokollet  från styrelsemötet 2016-02-15 godkändes.

§6  Status gamla/nya kanslilokalen

Rita uttryckte sin tillfredsställelse med det nya kansliet.

Even och Rita fortsätter att försöka hitta en ny hyresgäst till det gamla kontoret.
En annons ligger på Blocket. Pelle Carlsson (SN Södermalm) har lovat visa lokalen.
Eventuellt slipper SNS betala för lokalens återställning – betraktas kanske som normalt slitage.

§7  Budget/Utfall/Revision [Lars]

Lars delade ut utfallet för 2015. Innebar ett överskott som ger förutsättningarna för att
årsavgiften kan delas lika med klubbarna.

Lars kommer att lämna in en särskild begäran till Skatteverket om att slippa deklarera.
Budgeten genomgicks. Prognos 8000 betalande medlemmar under 2016.
Revisionskommentarer kring medlemsregister, sen skatteinbetalning , samt några reseräkningar
som inte godkänts helt korrekt.

Lars lämnar in årsredovisningen till revisorn direkt efter mötet.

Berörda styrelseledamöter lämnar budgetförslag till Lars som därefter färdigställer budgeten.

§8 Dokument till årsstämman [Rita, Anita]
Tidigare förslag till stadgeändringar kompletteras med förslag att ur §7 ta bort ”pappersutskick
av årsstämmohandlingar med post till klubbarna”.
Rita föreslog att en punkt på dagordningen vid stämman bör vara att göra en minipresentation
av nya webben och medlemsadministrationssystemet.

§9 Lunchträff med styrelse och styrelsekandidater 25/4 [Olov]
Valberedning och styrelsekandidater inbjuds till genomgång och lunch 25/4 kl 11:30
efter ordinarie styrelsemöte. Förmedlas av Olov till valberedningen.

§10 Slutrapport från Växjö Verksamhetskonferens.

Inget ytterligare material har inkommit från Thomas. 

§11 Status nya webbplatsen[Even]

Ett första ”roadshow-möte” har genomförts i Sundsvall. Deltagarna från Sundsvall, Östersund
och Sollefteå var nöjda.

Kvar är möten i Göteborg, Malmö och Växjö. Inget sker före årsmötet.

§12 Avtal med Värkstaden om webbplatsens service och underhåll [Olov]
Utskickat avtalsförslag diskuterades. Konstaterades att avtalet bör innehålla en passus som
fastställer att alla insatser utöver angivet basunderhåll skall sanktioneras av person som utses
av styrelsen/webbgruppen.

§13 Status nya medlemsadministrationssystemet [Solvig]
Systemet är slutlevererat.
Behövs bättre handledning. Beslöts köpa funktionen ”förvald klubb”
Beslutades att även medlemmar som valt att få faktura per e-post får första påminnelsen
även som pappersbrev.
Beslöts att förbjuda dubbletter av e-postadresser.
Beslöts att medlemsantalet fortsättningsvis skall anges som antalet medlemsavgifter som
betalats under kalenderåret. Röstetalet vid stämman räknas efter antalet betalande medlemmar
dagen före årsstämman.(Det nya sättet att räkna medlemmar ger ett lägre medlemsantal
eftersom tidigare beräkningsmetod innefattade alla registrerade medlemmar och att
avregistrering normalt har skett först efter det att sista påminnelsen förfallit.)
Eftersom stora utskick ibland klassas som ”spam” beslöts att klubbar som så önskar skall
erbjudas använda klubbnamn@seniornet.se  (som sedan automatiskt bör vidarebefordras till
mottagare som bevakar sin e-post).

§14   Rapporter
Anita informerade om kontakter från två organisationer:  Punschverandan, som gör podcast
mot  65+ och har 10000 lyssnare och vill synas via Scoop.it. AKTIV, som vill göra en ny utbildning.
Anita håller kontakten med båda och hittar en för SNS fördelaktig samarbetsform med
Punschverandan, samt informerar AKTIV om att 80% rabatt till SNS kan vara intressant, men att
detta blir ett beslut för kommande styrelse.

§15  Övriga frågor
Inga övriga frågor

§16  Kommande möten
Kort styrelsemöte 2016-04-25 (10:00 – 11:30) följt av lunchträff med kandidaterna
till styrelsen. Årsstämman 2016-04-26 följs av ett konstituerande styrelsemöte.

§17
Mötet avslutade

Vid protokollet: Björn Österlind

Justeras: Olov Östberg och Even Mathisen