Styrelsemöte 4 juni 2018

Ordförande vid mötet
Rose-Marie Frebran

Medlemskap och medlemssystem

I fortsättningen kommer endast födelseår att begäras in vid registrering av medlemskap i SeniorNet Sweden. Detta mot bakgrund av att personnummer eller födelsenummer inte är nödvändigt att lagra i medlemssystemet. Ändringar i systemet kommer att genomföras så snart som möjligt.

Styrelsen diskuterar för- och nackdelar med att gå över till att ha medlemskapet kopplat till kalenderår istället för som nu till tidpunkten för registrering av medlemskapet. En arbetsgrupp har i uppdrag att utreda frågan närmare och förbereda ett underlag/förslag till kommande årsstämma.

Dataskyddsförordningen, GDPR

Styrelsen tar vid detta möte formellt beslut om policyn Trygg hantering av personuppgifter, 15 maj 2018 som har tagits fram för att säkerställa att SeniorNet Sweden och alla klubbar i nätverket hanterar personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen, GDPR – General data protection regulation.

GDPR som började gälla den 25 maj 2018 slår fast reglerna för behandling av information som kan knytas till en person. Förordningen gäller för myndigheter, företag och organisationer i hela EU.

Med personuppgifter menas varje upplysning som innebär att det går att identifiera en fysisk person; namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift, online identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, gene­tiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Vår hantering av personuppgifter 

När vi behandlar personuppgifter i vår verksamhet måste vi följa dataskyddsförordningen. Det betyder bland annat att vi ska stödja oss på någon av de sex rättsliga grunder som finns i förodrd­ningen. Utan en rättslig grund är personuppgiftsbehandlingen inte laglig.

Vi stödjer oss i huvudsak på den rättsliga grund som innebär att den registrerade/våra medlemmar har ett avtal eller ska ingå ett avtal med vår organisation. Behandlingen av personuppgifter är med andra ord nödvändig för att fullgöra avtalet. Vi måste ha personuppgifter för att exempelvis kunna fakturera medlemsavgiften. För vår del är avtalet lika med våra stadgar som utgör grunden för medlemskapet.

SeniorNet Sweden kommer vidare teckna ett nytt personuppgiftsbiträdesavtal med Westarc avseende medlemssystemet arcMember. Diskussioner pågår.

Ett förtydligande kommer gå ut till klubbarna beträffande lokalt ansvar för att reglerna efterföljs.

Marknadsföring

SeniorNet kommer fortsatt vara utställare på Seniormässan i Stockholm, Göteborg och Malmö. Det gäller även Seniordagen i Kungsträdgården och 60+Mässan i Uppsala. Klubbar som vill vara utställare vid relevanta mässor/event kan ansöka om stöd från SeniorNet Sweden.

Styrelsen diskuterar vikten av att föreningen är synlig i olika sammanhang. Effekterna av aktiviteterna på stora mässor är mångfacetterade. Att locka nya och behålla nuvarande medlemmar är bara en utgångspunkt. Det handlar också om att rekrytera handledare/aktiva medlemmar och få kontakt med presumtiva samarbetspartner. Det är vidare lärande, inspirerande och givande att få träffa andra utställare.

eMedborgarveckan

Nästa eMedborgarvecka äger rum 8 – 14 oktober. Året tema är ”Digital delaktighet”. Alla arrangörer får tolka temat efter sin verksamhet med fokus på användarnas/besökarnas behov.

Digidelnätverket samordnar kampanjveckan och mer information kommer.

Medlemsförmåner

Styrelsen diskuterar olika förslag till nya medlemsförmåner med utgångspunkt från vad som kan vara intressent för vår målgrupp och har någon slags koppling till vår verksamhet.

Protokoll

Protokoll för styrelsemöten samlas i fortsättningen på en medlemssida. En kort sammanfattning av huvudpunkterna publiceras officiellt på webben i anslutning till respektive styrelsemöte.

Protokoll från styrelsens möten – medlemssida

Höstens styrelsemöten:  samtliga på måndagar och på Byängsgränd 14, Årsta.
3 september
17 september
22 oktober
26 november
21 januari 2019

2018-06-04

Webbredaktör Birgitta Strinnlund