Stadgeändringar

Förslag till verksamhetsanpassade stadgeändringar i §5 Medlemskap

Jovisst, verksamheten ska följa stadgarna och inte tvärt om, men arbetet med en ny webbplats och ett nytt medlemsadministrativt system har aktualiserat att valda verksamhetslösningar ’slirar’ gentemot stadgarna. Ett exempel är att vi av kostnads­effektiva skäl har valt att använda standardsystemet arcMember hos företaget Westarc för att registrera och hålla reda med medlemmarna. Av tekniska skäl är i detta standardsystem medlemsnummer 1, 2 och 3 låsta. Tyvärr var vi tvungna att ändra nummer på medlem nr 1, 2 och 3 till respektive 10, 20 och 30. Detta medlemsnummerbyte är inte i konflikt med stadgarna, och de berörda medlemmarna har tillfrågats och accepterat bytet.

Lite närmare konfliktläge blev det dock när vi av systemadministrativa skäl valde att låta medlemskap starta när en person registrerar sig som medlem. Tidigare blev man medlem när medlemsavgiften inbetalades. I stadgarna står det nämligen att ”Medlem i föreningen blir den som anmält sig som medlem och som betalat vid inträdet gäll­ande årsavgift”. Bakgrunden till nyordningen är det kaos som uppstod när det tidigare systemet (vars leverantör sedermera gick i konkurs) under ett par månader till kansliets förskräckelse skickade ut upprepade välkomsthälsningar och uppsäg­ningar och påminnelser huller-om-buller. Diskrepansen mellan stadga och praktik är marginell och kan enkelt överbryggas.

Vårt 1:a förslag till stadgeändring avseende §5 Medlemskap:

Andra styckets första mening som lyder ”Medlem i föreningen blir den som anmält sig som medlem och som betalat vid inträdet gällande årsavgift” ändras till ”Medlem i föreningen blir den som anmält sig som medlem och som betalat vid inträdet gällande årsavgift senast på förfallodagen”.

Ett område som sedan några år tillbaka borde ha föranlett fördjupad stadgeanalys gäller kansliets hantering av diverse medlemskapsproblem. Vanligtvis handlar det om att en klubb har lagts ned och klubbme­dlemmarna vill stanna kvar i SeniorNet. Då uppstår problemet hur medlemmen skall bokföras i avvaktan på att klubben kanske omstartas eller att medlemmen så småningom migrerar till en annan klubb. På motsvarande sätt finns det behov av att kunna hantera att en klubb håller på att bildas och de första eldsjälarna kanske vill känna sig fram genom att bli ospecifika medlemmar och kunna logga in sig på SeniorNets webbplats. Tidigare provade kansliet med att markera medlemmarna med XXX eller XXXX beroende på osäkerhetsområdet. I samband med idrifttagningen av det nya systemet för medlems­administration bokfördes dessa klubblösa (inklusive utlandsboende) som Direktanslutna. I februari 2016 var således 153 medlemmar bokförda som Direkt­anslutna.

Över åren har kansliet fått många förfrågningar om möjligheten att bli medlem utan att gå med i någon av de 50 listade klubbarna. Exempel på sådana önskemål:

  • Jag vill använda webbplatsens utbildningsmaterial, rabatter, Forum med teknikfrågor m.m.
  • Jag bor i Finland, är inte intresserad av klubbaktiviteter men vill följa livet i  SeniorNet Sweden.
  • Jag vill vara kvar som medlem och kanske kan min nedlagda klubb återstartas.
  • Jag vill bli medlem eftersom jag är med och försöker starta en ny klubb.
  • Jag vill betala medlemsavgift som ett sätt att allmänt stödja SeniorNet Sweden.
  • Jag bor i ett klubblöst område och vill bli passiv medlem tills vidare.

I samband med att i stadgarna ge utrymme för den administrativa redan befintliga kategorin Direktansluten ges också möjligheten att välkomna medlemmar med ovanstående listade önskemål. Ett beslut i den riktningen berikar snarare än urholkar SeniorNet Sweden.

Vårt 2:a förslag till stadgeändring avseende §5 Medlemskap:

Som sista punkt i §5 Medlemskap införs följande text:

­­­Fysisk person kan genom inbetalning av gällande årsavgift och på egen begäran antas som stödjande direktansluten medlem, utan rösträtt vid årsstämman.

 

Vårt  förslag till stadgeändring avseende §7 Årsstämma:

Stadgarna föreskriver bl.a. när årsstämma skall hållas och vilka dokument som skall publiceras respektive skickas till klubbarna. En resurskrävande bestämmelse är härvidlag att kallelsen (med tillhörande dokument) skall tillställas klubbarna med såväl e-post som vanlig post. Emellertid sker numera all kommunikation till/från klubbarna undantagslöst med e-post; snabbare, billigare, enklare. Självklart kommer det att under alla omständigheter finnas pappersdokument tillgängliga vid incheckningen till årsstämman.

Vårt förslag till stadgeändring avseende §7 Årsstämma:
Fjärde stycket som lyder ”Kallelse till årsstämman skall ske minst fyra veckor före stämman med e-post samt i 1 exemplar till klubbansvariga i lokala klubbar med vanlig post” ändras till  ”Kallelse till årsstämman skall ske minst fyra veckor före stämman med e-post till klubbansvarig i lokala klubbar”.

2016-03-22